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EPMC空中沙龙丨信息技术助力企业项目化管理的便捷落地

2016年5月19日19点整,第六期企业项目化管理俱乐部空中沙龙在全国企业项目化管理训练营的微信群中准时召开,空中沙龙首次在上百人的微信大群中举行,让更多的朋友们参与、交流、互动,更好的推广企业项目化管理,让群里的企业家朋友们都能有所共鸣与收获!

卢显彰执行会长发言

尊敬的各位老师、各位朋友们,大家晚上好,今天我来主持咱们本次的沙龙,以前我们的沙龙都是在小群举行,今天第一次在大群举行,我感觉我的压力好大啊!这次沙龙的主体是信息技术助力企业项目化管理的便捷落地,主要包括一下几个内容的交流研讨:

1、我们眼下的外部环境分析。

2、目前信息技术在企业管理中的应用。

3、信息技术和企业项目化管理融合的便捷解决方案。

4、信息技术和企业项目化管理的落地实践及预期效果。

5、解决方案存在的问题。

首先呢,我想请我们的韩老师为我们压压阵,让我们欢迎韩老师!

韩连胜会长发言

感谢卢显章会长、马登科会长以及秘书处的卓越工作!选择这么一个专业而又实效地内容,作为本次沙龙的主题,就企业项目化管理的信息化工作,我有如下看法和大家交流下,请大家批评指正:

一、信息化管理,是企业项目化管理卓越的支撑和保证

1、所有的管理只有通过信息化的手段,才会更简单、便捷和高效,

2、只有通过信息化的手段,才能让我们的管理水平、管理的内容、流程得以固化、规划和持续。

二、并不是企业项目化管理的所有内容都可信息化

1、管理的内容信息化的前提是管理的规范化、标准化;

2、三个层级,五个领域里面中的企业战略管理、项目管理,特别是多项目管理,体现了更多的前瞻性和哲学性,在信息化方面,还有很大挑战。

三、信息化的主要挑战和难题:

1、运营管理、组织管理和人员管理,目前都有比较成熟的信息化工具;

2、企业的项目管理、战略管理的信息化管理工具是难题,是重点;

3、企业的各个IT手段分为各自的模块,有各自的不同目标,一个企业的整体的信息化管理工具的系统融合是关键,是瓶颈。

以上内容是我对“信息技术助力企业项目化管理的便捷落地”一些简要的看法,希望能起到抛砖引玉的作用,希望大家共同探讨这一有益的话题!

卢显彰执行会长发言

一、面临的外部环境

1、经济环境处于低谷,企业生存压力巨大。

2、小微企业团队能力低,投入能力差。

3、企业项目化管理需要一整套的体系支撑,从理解、接受到实施都需要付出很高的成本。

4、人工成本越来越高,但执行力的落实越来越难管控。

5、外部因素的影响不能实时传递到每个人,造成反应迟钝。

二、目前信息技术在企业中的应用

目前信息技术在企业中的应用主要有:OA、ERP、财务软件,生产型企业的生产管控系统,项目型企业的项目管理系统等。部署的方式有平台、单机和APP。这些系统各有千秋,都在一定的范围或者专业内对资源的管理有着巨大的帮助!但是,这些系统各自为政不能有机地融合,如同散落的珍珠,需要串起来才更加璀璨!

眼下,互联网的发展也大规模融入我们的日常生活。比如微信、淘宝、天猫等通用交易平台,还有专业的如滴滴、神州专车,也有更专业的“小众”平台,如塑料交易网等。总之,市场上所有的物资都可以在互联网上采购到,几乎所有的服务也都能在互联网上实现。

但问题在于,更多更多的企业,尤其是小微企业融入互联网的的主要途径还是上述简单的交易平台,比如开个微店搞搞微信营销,或者写个“帖子”在淘宝上立个门面挂个招牌,等等。就是说,仅仅把销售简单的和互联网做了一个连接。

如右图所示,是严格按照“设计——制造——销售——顾客”的线路。

三、信息技术和企业项目化管理融合的便捷解决方案

但是,社会的发展和客户需求的多样化、个性化,很多的企业都希望能借助信息技术、尤其是互联网技术低成本地将传统过程进行变革,实现“顾客——设计——制造——物流——顾客”的闭环运行,如右图

这一点,很多的企业都已经认识到了;很多的高科技企业、信息专家也都看到了——可是,如何借助信息技术来实现?有个很现实的困难是:客户的需求是个别的、个性化的,而且整个过程随时都是变化的。如果用传统的生产运作模式来实现,将是非常困难的。比较好的解决方案就是项目化——把客户的需求及供应过程当做一个“项目”来完成。

在项目化的思维下,信息技术和互联网技术完全可以帮助企业完成上图的循环,低成本、便捷地融入互联网+,实现企业更高的价值。

比如:希望1和希望2可以通过某种技术实现二者的直接实时交互;希望3和希望4可以使用雷达扫描技术;希望5既可以使用雷达扫描技术,也可以把现有的物流网络纳入本循环体系来完成交付。实际上本循环中还隐藏着“最后一步”——服务使用价值评估和客户管理——这一步基本上意味着将开始一个新的循环。

所有的几个希望,都可以建立在某个平台的大数据分析上。

当然,在其中的设计、制造等环节,现有的REP、OA、财务系统等将发挥专业软件系统的巨大优势。

四、信息技术和企业项目化管理的落地实践及预期效果

作为经济不发达省份的小微企业,我们有机会在韩老师的指点下,进行信息技术和企业项目化管理像融合的落地实践。

我们依托于对信息技术的理解和应用,运用项目化管理的理念,正在努力实现图中圈内的系统搭建。目前,我们拿到了中国移动西宁市区的综合维护,也将逐步熟悉西宁市区的“神经系统”,并依托神经系统搭建一个小小的服务类项目化管理试验平台:

1、将通信维护中各个专业的工作进行WBS细分,直至可以进行标准化作业的“活动”。这些活动包含了主要的场景、检查项和每个检项的参数等诸多信息。这样便于在实施中进行标准的验证比对。

2、把不同的活动根据工作内容进行打包,形成不同的工作包;多个工作包形成更大的工作包,直至整个项目。

3、通过工作流的规划,将工作包以网络图的方式全景呈现,并根据管控需要在工作包或者时间点设置管控点,管控点包含阶段门、里程碑、质量闸、投资点、风险标等信息。

4、执行中,通过网络图对工作包之间关系的进行梳理和引导,每个人都清晰何时该做什么、怎么做、做成什么样、谁来检查、进度和质量等相关要素偏差了怎么处理等。如果和管控点的标准发生偏差,系统将给相关干系人发出信息,督促解决,把执行中的问题消灭在萌芽状态。

5、因为维护工作设计不同的公司、不同的部门,通过一个沟通平台,完成所有干系人之间的指令、任务、协商、协同、报备,以及变更、索赔等。

6、在执行过程中,各种因素都可能导致工作内容、工作计划发生调整。这种情况下,通过自由定制的信息流进行沟通,对发生的工作调整,在工作流规划中进行调整即可,无需通知任何人,系统将把剩余的工作按照新的规划推送给作业者去执行。

这个小系统正在实验中,我们希望达到如下的预期效果:

1、每个驻点、每个月的维护工作都可以作为项目来实施。

2、每个维护员的工作将由系统自动推送、引导,并通过数据碰撞发现工作偏差,第一时间纠偏,大幅提高执行力。

3、通过执行力的提升,提高网络维护指标的达标率。

4、大幅降低对维护员的技能要求,降低维护成本。

5、在完善系统的过程中,通过业务拓展,将新的客户纳入本系统,形成新的价值增长点。

五、信息技术在企业项目化管理中应用的小思考

1、信息化技术是实现低成本卓越管理必不可少的工具。

2、信息化需要一定的条件,战略性的决策、软性的文化纳入非常困难。

3、 运营、生产方面的ERP等系统非常成熟,单项目管理的工具也比较成熟,但多项目、跨公司跨部门实施的项目管理工具是比较前沿的;而且现有的信息化项目管理工具都是以结果为导向的填报式系统,没有以过程管控为核心的采集式系统。

4、我们的小实验完全可以把现有的OA、ERP等应用有机的融合进来,使整个体系更加完整。

马登科副会长发言

各位老师,各位朋友们,大家晚上好,我是马登科,非常感谢道特韩老师、梁老师为我们打造这个平台!我今天能就我们公司信息化的实践与大家做交流,有不当的地方请大家批评指正!

我们每个人可能都经历过纸质文件审批过程,甚至有些企业到现在还在这么做,耗费时间和人力,才能审批完一份文件

随着计算机的普及发展,有了OA(办公自动化),文员不用跟拿着文件到各部门转了,从电脑上发起流程,过段时间各个相关人员就可以在电脑上审批了,在一定程度上提高了办公效率,节省了成本。 可是大家应该都感受过,一旦有某个审批人出差了或者休假了,整个流程就会停下来等他回到办公室。

2013年移动互联网逐渐进入人们的生活,移动OA诞生了,跟所有的互联网产品一样,它打破了时间和空间的限制,让我们的工作变得非常高效。这就是为什么我们现在所处的时代叫做互联网时代的原因。互联网已经逐渐成为第一生产力。

办公如此,生产如此,商贸如此,服务如此,企业管理亦如此。信息化工具和手段已经是我们生产,经营,管理中不可获缺的元素。

我再说说我的公司现在的信息化状况。

公司里现在只有两个文件需要我签字,一个是合同,一个是报账单,后期我们的报账单也会用电子签章,其它所有管理工作都可以在手机和电脑上完成。这是我们自己团队开发的一套企业综合管理平台,整合了人事,财务、销售、协同办公、资产管理 员工绩效管理及工资生成、工程队出勤及工资生成、食堂点餐、项目(生产)管理。

移动OA只是这个平台里的一部分。

着重说一下项目管理:

从项目立项、项目任务分解、进度管理、成本管理 、合同管理、质量管理、到项目验收结束,再有开票申请、收入登记等项目的全生命周期都进行了信息化的管理。

主要管理了项目的范围、进度、成本、质量、采购、沟通、人办资源等要素 。以拄周会上各个项目经理在汇报所管理的所有项目的进度,下周计划,发现的问题等,需要费较长时间进行汇报,并且会有可能有漏项或不准确,关键是管理层只能了妥到结果。

自从有了综合管理平台后,管理人员可以实时看到项目的当下状态,项目周会时只需要处理系统里告警的,未按计划完成的问题任务。

每月各部门的费用都会被统计出来,各项目的成本也会被实时展现出来,项目每个节点的质量情况会被记录下来,形成文件集。

自2013年开始,我用的很长时间在引导我的员工们学习项目管理知识,他们的知识积累的很慢 ,应用效果也不够明显, 现在他们只需要跟着系统走就行了,每一个项目的生命周期都在系统里了,缺了一样都没法完成工作, 现在我们的每一个项目都很清楚地展现在相关权限管理者面前了。

但是有一点,信息化并不是万能的,管理意识的培养,企业和项目管理理论基础的提升,管理实操能力的提高任然是企业管理落地的根本,信息化的手段是让具体的管理工作更加高效和准确的工具。

梁毅副会长发言

刚才大家说的这个内容非常精彩,我个人觉得学到了非常多的东西,那既然秘书长让我谈一谈看法呢,我从以下三个方面和大家做一个交流,不一定对啊,因为我信息化的了解比在座的各位并不多多少。

十五年前我曾经干过软件开发的工作,现在的移动互联技术,包括对软件的影响,应该说已经是变化非常多了,那么关于项目管理,或者项目化管理,这个信息软件的开发工作国内外做的人很多,做的企业也很多,但是总体来看这个软件有一些问题,我先说说这个问题吧!

第一个问题就是现在的系统大而全、所有的事情无所不包,造成软件的设计过程很困难,部署的过程和最后人员使用都很困难,很多软件都出现过类似问题。这种理想化的状态吧,总让人觉得落地过程中会产生各种各样的问题,这既包括理念的问题,也包括工作习惯和对流程的遵从性的问题,甚至有的企业流程都没有他就上软件,过去二十年,用软件的企业很多很多,但效果并不理想,可能在个别领域的个别内容用的还是不错的,比如财务软件。

回到企业项目化管理软件的应用或者开发或者将来的推广,我觉得咱们需要关注两个因素,一个是原来以来我们在开发软件过程中所遇到的这些痛点和难点,第二个是目前现有的最新移动互联技术的快速进展,以前无法实施的东西现在或许变的可行了。

再我看来企业项目化的软件的核心价值或者目标分三个层面:

1、 如何通过软件把现有的可以固化的或者经过优化之后的最佳流程得以实现;

2、 中国企业一直以来最缺乏的过程化的记录,没有什么文件或者经验可以记录保存下来;

3、 我们在企业管理过程中,领导人更多靠表向或者最近的一些表现去判定一些问题,而不是靠数据化进行分析企业发展趋势,原因是领导人数字化意识差与企业信息化系统无法提供有价值的数据。

第二个问题就是价值的实现过程,现在开发软件将来以什么形势进行展示?

第一,软件是非常有价值、高性价比的杠杆,可以把以前费劲的事情通过信息化进行转化,从而变得简单容易,如果这个软件能够开发成功,会为我们中国的所有企业的项目化能力的提升是一个非常大的撬动,我们软件开发的结果一定是要最基层的人、实施项目的人、管理项目的人、操作项目的人都能非常方便的应用,这个是最关键的。

第二,项目的运转系统必须与企业的职能系统通过信息化进行对接,避免项目形成信息的孤岛。

第三,项目化管理的软件的开发与应用,要遵从从0到1的原则,先从一个项目去做好,再慢慢去探讨多项目的管理工具和技巧。多项目管理包括项目集群管理、组合管理,涉及的专业技术比较多,而且应用层次更小众。在此基础上在慢慢的完善,快速迭代,比一次想把所有事情都做好更重要。

中国电建集团国际工程有限公司 沈健处长也与大家交流:

1.信息化对企业各层面存在不同的冲击:决策层的管理理念的冲击;中层的工作习惯的冲击;基层职业技能和岗位职数的冲击。

2.对于工程企业来说,项目信息更多来自外部压力:政府对施工资质中信息化的要求;国际项目中业主的要求。

3。信息化的阻力:以工程企业来说,改革开放以来,推行项目承包,而国际上先进的管理模式首推职业经理人制,本质上的差异决定了阻力的来源;信息化建设的高投入对企业当前盈利能力的冲击带来的阻力也不容小视。

4。但随着项目管理自鲁布格的引入,到后来的IPMP、PMP知识体系逐步进入人们的视野,到在个别项目的实践,到个别公司的全面项目化管理再到韩博士的企业项目化管理的理念体系的逐步受到企业家们的欢迎。

我相信企业的信息化方兴未艾,由被动接受到主动实施。

大家你一言我一语的交流着,纷纷提出项目化管理与信息技术融合的看法,老师们的抛砖引玉,企业家朋友们的头脑风暴,都为这个全国企业项目化管理训练营的微信群增添了无限的活力,至此,2016年第六期企业项目化管理俱乐部空中沙龙圆满结束!让我们下期再见!

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